Mit der Schaffung des neuen Geschäftsbereichs IT & Digitalisierung stärkt die Stiftung Lebensart gezielt die Entwicklung neuer Arbeitsprozesse und vielseitiger Dokumentationsmöglichkeiten. Im Interview zeigen Adrian Rentsch, Leiter IT & Digitalisierung, und Digitalisierungsexperte Christoph Jäggi, warum Lebensart der Digitalisierung künftig noch mehr Gewicht verleiht und wie alle davon profitieren können.

Christoph Jäggi ist Strategieexperte und begleitet Gesundheitsunternehmen in unterschiedlichen Rollen in ihrer Transformation. Er ist unter anderem Verwaltungsrat der SRO AG.

Adrian Rentsch ist Leiter IT & Digitalisierung bei der Stiftung Lebensart und verantwortet die Weiterentwicklung digitaler Prozesse und Systeme.

Digitalisierung tönt für viele wie ein Schreckgespenst. Liege ich richtig?

Christoph Jäggi: Wir leben in einer spannenden Zeit. Im privaten Umfeld nutzen alle ein Mobiltelefon, sind ständig vernetzt und geben von sich Daten preis – häufig, ohne mit der Wimper zu zucken. Im unternehmerischen Umfeld dagegen sind viele vorsichtig und skeptisch, machen sich Sorgen um die Datensicherheit und sehen ein Monster von Veränderungen im Raum.

Adrian Rentsch: Wir haben alle bereits diverse Berührungspunkte mit neuen Technologien und neuen digitalen Helferlein, sei es im privaten oder beruflichen Alltag. Gegenüber solchen Entwicklungen kann man skeptisch sein, aber von einem Schreckgespenst zu sprechen, wäre meiner Meinung nach falsch. Wenn, dann ist es höchstens «es liebs Gspänstli».

Wo steht Lebensart in Sachen Digitalisierung?

Christoph Jäggi: Lebensart geht es in der Schweiz wie vielen anderen Organisationen auch. Bezüglich Innovation sind wir an der Weltspitze, sind international vernetzt und haben an den Forschungsinstitutionen die besten Lösungen parat. Im Umgang mit digitalen Instrumenten sind wir im Vergleich zu beispielsweise den skandinavischen Ländern jedoch weit abgeschlagen. Die grundlegende digitale Basis-Infrastruktur, etwa eine digitale Identität für alle Menschen in der Schweiz, fehlt bislang.

Adrian Rentsch: Ich brauche für die Digitalisierung in der Schweiz das Bild des Schienennetzes. Wir haben eine ausgebaute und moderne Infrastruktur und somit sehr gute Voraussetzungen. Im Gegensatz zur Bahn selbst besitzen wir zur Digitalisierung diese Infrastruktur noch nicht. Oder positiv ausgedrückt: Wir verhandeln ganz schweizerisch die für uns richtige Nutzung der Infrastruktur. Und dazu brauchen wir Zeit. Ein Beispiel: Die digitale Identität kommt ab 2026. Erstmals wurde die Notwendigkeit der elektronischen Identität in der Schweiz zur Jahrtausendwende vom Bundesrat formuliert.

Christoph Jäggi: In den nordischen Ländern ist die digitale Identität eine Selbstverständlichkeit. Diesbezüglich herrschen eine andere Kultur und ein hohes Vertrauen in die Institutionen. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass jeder Bürgerin und jedem Bürger die eigenen Daten gehören. Im Gesundheitsbereich ist es selbstverständlich, dass alle Daten von Ärzt:innen, von der Physiotherapie, aus Labors oder Spitaluntersuchungen zentral für alle an einer Behandlung beteiligten Fachpersonen verfügbar sind. Als Bürger:in kriege ich eine Meldung, wenn eine Fachperson meine Daten anschaut. Ich besitze meine Daten und bestimme, wann und wem ich sie freigebe.

Welche Schritte sind in diesem Umfeld für Lebensart möglich?

Adrian Rentsch: Seit 2022 treiben wir viele Digitalisierungsprozesse voran. In allen Geschäftsbereichen arbeiten wir mit sogenannten Gruppenprozessen. In der Pflegedokumentation zum Beispiel haben wir wichtige Schritte gemacht und kommen von der «Zetteliwirtschaft» weg. Denn jeder dokumentierte Handgriff am Bett bedeutet unter dem Strich auch finanzielle Entschädigung. Wir sind täglich im Austausch mit den Mitarbeitenden in den Häusern und Abteilungen, um gemeinsam zu klären, wie sich ihr Arbeitsalltag digital erfassen lässt. Weitere Gruppenprozesse finden wir in der Führung, der Beschaffung, der regionalen Personal- und Belegungsplanung oder der Informatik.

Christoph Jäggi: Von aussen sehe ich mit diesem Vorgehen einen kulturellen Wandel: Alle Mitarbeitenden übernehmen Verantwortung und bringen ihr Wissen ein. Mit der Digitalisierung geht auch ein Rollenwechsel einher. Aufgaben werden allenfalls neu verteilt.

Adrian Rentsch: Genau hier entstehen Vorteile. Das einfachere Dokumentieren am Bett schafft Zeit für den persönlichen Austausch mit den Bewohnenden. Hoch ausgebildete Pflege- und Betreuungsfachleute können sich stärker auf Führungs- und Planungsaufgaben konzentrieren. Standortübergreifend sind Informationen zentral verfügbar und unsere Leistungen lassen sich gegenüber Krankenkassen und dem Kanton lückenlos dokumentieren.

Wo schafft Digitalisierung neben der Pflege Mehrwert?

Adrian Rentsch: Weitere Beispiele für Digitalisierungsprojekte finden sich in der zentralen Aufbereitung von Führungsinformationen in Führungscockpits, einer automatisierten Kreditorenverarbeitung oder in der Gastronomie mit der individuellen Essensbestellung, konkret am Standort Bärau. Neue Bestellsysteme und damit verbundene Lieferprozesse erleichtern die Arbeit in den einzelnen Abteilungen und Häusern sehr. Essensbestellungen mit speziellen Ernährungswünschen laufen zentral in der Küche zusammen. Das heisst: Jedes Menü wird neu in der Küche angerichtet und nicht mehr auf der Abteilung. Das entlastet einerseits die Teams vor Ort und ermöglicht es andererseits der Küche, die Gerichte in einem Arbeitsschritt anzurichten sowie Zutaten und Mengen im Einkauf genauer zu planen. Das spart Zeit, reduziert Kosten und last but not least die Lebensmittelverschwendung. Ein weiterer Bereich ist die Personalplanung. Bei Lebensart betragen die Personalkosten rund 73 Prozent. Wenn wir den Bedarf an Personaleinsätzen in der Pflege und Betreuung besser kennen und genauer planen, können wir dank der Digitalisierung personelle Überbelastungen und Engpässe reduzieren und dadurch kostspielige, temporäre Arbeitskräfte vermeiden.

Was ist der Schlüssel zum Erfolg bei Digitalisierungsprojekten?

Adrian Rentsch: Die Grundlage hängt von der Akzeptanz der Mitarbeitenden und dem gegenseitigen Verständnis für die neu entwickelte Lösung ab. Wir müssen sicherstellen, dass nach der Entwicklung neuer Arbeitsprozesse diese geschult und über konsequente Führung etabliert werden. Diese Transparenz schafft Vertrauen. Eine hohe, gegenseitige Verbindlichkeit ist das Ziel.

Christoph Jäggi: Kleine, sichere Schritte auf ein klares Ziel zu sind entscheidend. Damit bringt Digitalisierung eine Institution wie Lebensart nicht ins Wanken, sondern schafft Sicherheit und Stabilität.

Ist damit das neu geschaffene Huddle-Board in der Pflege gemeint, welches an einzelnen Standorten eingeführt wurde?

Adrian Rentsch: Genau. Das Huddle-Board dient der täglichen Koordination von Belegung und Personal im Bereich Menschen im Alter. Es läuft nach klaren Strukturen ab. Alle Mitarbeitenden wissen Bescheid, was wichtig ist. Die Verbindlichkeit ist hoch. Was entschieden wird, gilt und wird auch so umgesetzt.

Christoph Jäggi: Wir sehen immer wieder, dass Führung von oben und von unten, also die Mitwirkung aller Mitarbeitenden, dort leidet, wo Daten und Informationen unvollständig oder von schlechter Qualität sind.

Adrian Rentsch: Im Huddle-Board haben wir mit Führungscockpits genau solche «digitale Helferlein» entwickelt, welche die Mitarbeitenden mit den notwendigen und korrekten Informationen versorgen. Dies steigert das Vertrauen in die Zusammenarbeit und erhöht die Verbindlichkeit der getroffenen Entscheidungen. Alle wissen: Wir entscheiden anhand von korrekten Informationen. Und am nächsten Tag sieht man gleich im Führungscockpit, welchen Effekt diese Entscheidungen hatten.

Welche Herausforderung steht mit der Integration der dahlia oberaargau ag an?

Christoph Jäggi: Wir haben bis jetzt die Herkulesarbeit beschrieben, die bereits ohne die Übernahme am Laufen ist. Digitalisierungsprojekte müssen gut portioniert werden, damit die Menschen im Tagesgeschäft weiter ihren Hauptjob machen können. Ich bin allerdings zuversichtlich, dass die Digitalisierung die Integration der zusätzlichen Standorte und langfristig das Erreichen einer gemeinsamen Unternehmenskultur stark unterstützt.

Adrian Rentsch: Die erwähnten Gruppenprozesse gelten in allen Bereichen von Lebensart. Diese neuen Technologien und ihre Prozesse unterstützen die Integration, indem sie iterativ und schrittweise verbindlich bei der dahlia oberaargau ebenfalls eingeführt werden. In der Region Emmental sehen wir aus den Erfahrungen der letzten Monate, dass diese Gruppenprozesse funktionieren und helfen, über die eigene Abteilung, das eigene Haus, den eigenen Standort hinauszudenken und zu handeln. Diese Haltung und dieses Vertrauen in gemeinsame Standards wollen wir kontinuierlich auch zur dahlia oberaargau bringen.

Was soll Digitalisierung künftig bei Lebensart bewirken?

Adrian Rentsch: 2026 steht die grosse Aufgabe im Raum, die laufenden Gruppenprozesse schnell und sicher auch in der Region Oberaargau zu etablieren. Gleichzeitig müssen wir unsere IT-Systeme bereit machen für die definitive Übernahme aller Managementprozesse der dahlia oberaargau. Konkret sind das beispielsweise die Verwaltungsprozesse rund um Finanzen, HR, Bewohnendenadministration oder Pflegedokumentation. Wir denken aber auch schon an die übernächsten Schritte: Wie können wir mehr aus den entstehenden Daten herausholen? Darum ordnen wir alle erfassten Daten so, dass ein klares, verständliches Gesamtbild entsteht. Das hebt die Datenqualität in allen Prozessen. Und dieser geschaffene «Single Point of Truth» von Daten und Informationen erlaubt uns, zu wachsen und weitere Prozesse zu digitalisieren. Dieser «Single Point of Truth» gleicht bildlich dargestellt mehr einem glasklaren Bergsee als einem Datensumpf.

Christoph Jäggi: Dieses Vorgehen ist vorbildhaft. Wir müssen nicht gleich das gesamte Gesundheitswesen nach skandinavischem Vorbild digitalisieren. Aus meiner Sicht reicht es durchaus, Lebensart mit ihrer beachtlichen Grösse für die Zukunft technisch, aber vor allem auch kulturell fit zu machen. Digitalisierung hilft dabei, Fachkräfte zu entlasten und die Führungsqualität zu erhöhen, indem wir genau dort hinschauen, wo es wichtig und richtig ist.

Adrian Rentsch: Wir denken zum Beispiel ebenfalls an Möglichkeiten der Predictive Care. Hier gilt: Je genauer wir den Gesundheitszustand der oder des Bewohnenden kennen (abgebildet im «Single Point of Truth»), umso besser können wir den individuellen Bedarf voraussehen, was für sie, für ihn an Pflege und Betreuung wichtig wird. Den Umgang mit diesen Möglichkeiten müssen Mitarbeitende, die bis vor Kurzem analog gearbeitet haben, erst lernen und die Chance erkennen und nutzen.

Christoph Jäggi: Das Tempo der Veränderungen ist entscheidend. Bereits heute stehen innovative Anwendungen beispielsweise im Bereich der Sensorik zur Verfügung. Sie dienen dazu, die Patientensicherheit zu erhöhen. So kann die Sturzgefahr vor allem für betagte Bewohnende reduziert werden. Künftig können auch die Schlafqualität und die Vitaldaten gemessen werden. Gekoppelt mit einem Alarmsystem, sehen die Pflegefachleute so bereits im Voraus, was in einem bestimmten Zimmer demnächst geschehen kann und ob präventiv Handlungsbedarf besteht. Entscheidend ist der Umgang mit diesen Informationen.